Pregunten a los propietarios de empresas, se necesita mucho esfuerzo y energía para supervisar, gestionar y supervisar las operaciones diarias de la oficina. Esta difícil tarea la realizan los directores de oficina, que son responsables de
- Realizar las funciones administrativas
- Gestionar el material de oficina y los artículos de papelería
- Clasificar, organizar y ordenar los archivos de la empresa
- Apoyar al personal de la oficina para que pueda desempeñar sus funciones sin problemas y
- Preparar los presupuestos de la oficina
Al estar en un puesto de supervisión, un director de oficina suele recibir un sueldo lucrativo e incentivos. Sin embargo, es necesario prepararse con sinceridad para la sesión de la entrevista, leyendo un montón de preguntas frecuentes para la entrevista.
Índice
las 21 mejores preguntas de la entrevista para estudiar
1. ¿Qué entiendes por el concepto de prudencia? Explica el concepto con una aplicación práctica.
Como director de oficina, seguro que participarás en actividades básicas relacionadas con el comercio, como la contabilidad, la elaboración de presupuestos o quizá una auditoría. Por tanto, siempre habrá preguntas que comprobarán tus conocimientos en relación con los conceptos y principios básicos de la contabilidad.
Ejemplo de respuesta
Señor, según el concepto contable de Prudencia, es necesario que las organizaciones empresariales reconozcan las pérdidas esperadas, en las que prevén incurrir en un futuro próximo. El reconocimiento se hará reservando una parte de los beneficios y creando una provisión para los mismos. Su aplicación práctica es la Provisión para Deudas Incobrables y Dudosas, en la que una empresa reduce sus beneficios en la cantidad que prevé que no será recuperada por sus deudores.
2. ¿Qué entiendes del término estados financieros?
Esta pregunta pone a prueba tu conocimiento y comprensión de los conceptos y estados contables básicos.
Ejemplo de respuesta
Señor, los estados financieros suelen referirse a tres tipos de estados, que son
- Balance de situación: Este estado representa un resumen de los activos y pasivos de una empresa en una fecha determinada.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: Este estado representa todos los ingresos y gastos de la empresa en el haber y en el debe respectivamente.
- Estado de flujo de caja: Este estado da cuenta de todas las entradas y salidas de efectivo que se producen en el curso normal de la empresa. Segrega y divide los flujos de caja en tres categorías diferentes, que son:
- Flujo de caja de las actividades de inversión
- Flujo de caja de las actividades de explotación
- Flujo de caja de las actividades de financiación
3. Creemos que los directivos deben mostrar calidad en sus operaciones empresariales. ¿Cómo interpretas el término calidad?
Esta es una pregunta de entrevista basada en palabras, en la que se te pide que interpretes el término calidad. Puede haber varias interpretaciones de este término, pero el entrevistador quiere conocer tu versión.
Ejemplo de respuesta
Señor, la calidad es un término ambiguo y puede tener diferentes significados. Sin embargo, desde mi punto de vista, las operaciones empresariales se calificarán como tareas de calidad cuando éstas cumplan los puntos de referencia y las normas establecidas definidas por la empresa. Además, estas tareas deben ser capaces de satisfacer a los clientes de la empresa y proporcionarles las utilidades necesarias.
4. Describe una situación en la que hayas mostrado compromiso en tu lugar de trabajo.
Se trata de una pregunta de entrevista basada en una situación en la que se te pide que compartas una situación real, que hayas experimentado mientras trabajabas anteriormente para otras organizaciones.
Ejemplo de respuesta
Señor, el compromiso y la dedicación son rasgos necesarios de los empleados. Tengo la suerte de tenerlas en mí. Me gustaría corroborar esto narrando un incidente que me ocurrió durante mi anterior empleo. Era la época de Navidad, y de repente nos llegó un nuevo proyecto que debía estar terminado antes del año nuevo. Esto requería que todos nos quedáramos en la oficina y trabajáramos unas cuatro horas más cada día. Nunca me retracté de mi compromiso y cumplí lo que se esperaba de mí.
5. Como director de oficina tendrás que realizar tareas repetitivas que pueden resultarte aburridas a diario. ¿Cómo te enfrentas a esta monotonía?
Esta es una pregunta habitual en las entrevistas que requiere que indiques las estrategias que adaptas para vencer la monotonía de la disciplina.
Ejemplo de respuesta
Señor, la rutina diaria puede ser engorrosa y puede aplastar en su aburrimiento y tedio. Esto suele ocurrir hacia el final de la semana, cuando un empleado no es capaz de concentrarse eficazmente y se abstiene de realizar incluso las tareas habituales de la empresa. A mí me pasa, y para sobrellevarlo, suelo preferir
- Hacer pequeñas pausas y escuchar música
- Jugar a algún juego divertido con mis compañeros durante la pausa para comer
- Motivarme participando en diálogos alentadores
6. Los jefes de oficina no tratan con los clientes de la empresa. Comenta esta afirmación.
Esta es una afirmación negativa, que es falsa. Como director de oficina, deberás saludar, dar la bienvenida y hacer que los clientes que te visiten se sientan cómodos. Contesta positivamente a esta pregunta.
Ejemplo de respuesta
Señor, estoy totalmente en desacuerdo con esta afirmación. Según mi experiencia laboral de 3 años, los directores de oficina deben saludar a los clientes de la empresa e incluso mostrar un alto nivel de hospitalidad para que se sientan cómodos y disfruten de su visita.
7. ¿Cuál es la cultura ética de tu equipo?
Hoy en día, las organizaciones empresariales prefieren trabajar en una cultura de equipo, en la que los empleados se dividen y segregan en función de sus habilidades, niveles de educación y naturaleza de las tareas. Con esta pregunta, el entrevistador quiere saber cuáles son las distintas cualidades o atributos que esperas que tengan los miembros de tu equipo.
Ejemplo de respuesta
Señor, en mi opinión, los miembros del equipo deben dedicarse a conseguir sus metas y objetivos. Además, los empleados no deben participar en ningún tipo de política de burla o acoso, además de mantener un alto nivel de productividad. Los miembros del equipo deben ser solidarios y, al mismo tiempo, alentadores.
8. Describe un momento en el que el presupuesto de tu oficina no obtuvo las aprobaciones necesarias.
Esta es una pregunta de entrevista complicada que requiere que des detalles sobre una tarea empresarial que tuvo fallos y errores.
Ejemplo de respuesta
Señor, no siempre es posible obtener un resultado perfecto, por mucho que se intente. Esto me ocurrió durante mi anterior mandato, cuando preparé un presupuesto de oficina pero no tuve en cuenta suficientes datos históricos. Se me dijo específicamente que tomara en consideración los datos históricos de los últimos 5 años, pero sólo tomé en consideración 2 años pasados. Así, mi trabajo fue rechazado por falta de precisión y lógica.
9. Nombra tres de los mejores programas informáticos que se utilizan ampliamente en el sector para una gestión eficaz de la oficina.
Esta pregunta comprueba tus conocimientos tecnológicos y cuánto sabes sobre el software de tendencia utilizado en tu campo.
Ejemplo de respuesta
Claro señor, estos son
- Trello
- LibreOffice
- TaskWorld
10. Los directores de oficina operan en un entorno empresarial difícil. ¿Cómo gestionas tus fracasos?
Es habitual que los entrevistadores te pregunten por las técnicas y estrategias con las que eres capaz de gestionar tus fracasos laborales. Se trata de una pregunta importante para la entrevista, porque es habitual que, tras sufrir un fracaso, los empleados tiendan a perder la confianza y a ofrecer un rendimiento inferior al esperado en su lugar de trabajo.
11. Describe a tu mejor jefe y a tu peor jefe.
Los empleados emigran de una organización empresarial a otra, en busca de mejores oportunidades de empleo, salario, beneficios, equilibrio entre vida y trabajo, etc. Esto hace que nos encontremos con una gran variedad de jefes y directivos. Es cierto que no todos ellos son capaces de entrar en nuestros libros buenos, y algunos entran en la categoría de malos jefes. Mediante esta pregunta, el entrevistador quiere saber cuál es la razón principal o la base con la que clasificas a tus buenos y malos jefes.
12. ¿Cuál es el trabajo de tus sueños?
Todos soñamos, y algunos incluso quieren trabajar junto al Sr. Elon Musk o quizá como ayudante de dirección de su equipo de fútbol favorito. Son sueños, estamos de acuerdo, pero no aptos para ser compartidos en respuesta a esta pregunta. Una respuesta ideal a esta pregunta siempre estará relacionada con la empresa en cuestión y enumerará todas las mejoras prácticas y las posibles expectativas.
13. El Director de Oficina es un puesto generalista y se te pedirá que trabajes en varios campos. ¿Cómo gestionas el estrés relacionado con el trabajo?
La gestión del estrés es una expectativa común de las organizaciones empresariales. Siendo un director de oficina, seguramente manejarás y operarás varias tareas que irían desde la contabilidad básica hasta la clasificación de archivos o la atención al cliente. Cuando se realizan a diario, esto puede aumentar sin duda tus niveles de estrés. Como respuesta ideal a esta pregunta, comparte las estrategias y técnicas con las que puedes aliviar tu estrés laboral.
14. ¿Cuáles son tus expectativas salariales?
Esta es una pregunta de entrevista no técnica, pero tiene la capacidad de arruinar tus posibilidades de selección. Siempre se aconseja que compartas una cifra salarial basada en una investigación exhaustiva del mercado. Se recomienda averiguar el salario medio que se ofrece en tu sector a los profesionales que realizan tareas similares a las tuyas. Tu cotización salarial debe ser similar al salario medio determinado.
15. ¿Prefieres trabajar en equipo o solo?
Esta es una pregunta complicada de la entrevista, que requiere que elijas entre las dos opciones. Asegúrate de que eres capaz de justificar tu selección utilizando una amplia lógica y fundamentos. Preferiblemente, teniendo en cuenta el escenario actual del mercado, deberías elegir siempre el trabajo en equipo como primera opción de trabajo.
16. Como director de oficina, realizarás varias tareas en un solo día. ¿Cómo priorizas?
El director de oficina suele ser percibido como una persona que lo hace todo y, sin duda, te mantendrás ocupado, durante toda la jornada laboral, cargado de diferentes tareas. Para completar estas tareas en un tiempo determinado, es necesario que las organices sobre una base estratégica, como el nivel de dificultad, el consumo de tiempo, el rendimiento, etc. Comparte tu estrategia adecuada y justifica tu selección con lógica.
17. ¿Cuáles son tus puntos fuertes como director de oficina?
Esta es una pregunta habitual en las entrevistas que aparece en casi todas las sesiones de entrevistas que se celebran en todo el mundo. La mejor manera de preparar una respuesta para esta pregunta es realizar un profundo escrutinio de tu personalidad y anotar al menos tres de tus puntos fuertes más cercanos. Al hacerlo, asegúrate de haber leído y comprendido la descripción del puesto de trabajo publicada por el empleador.
18. La motivación es un elemento necesario para dar lo mejor de nosotros mismos. ¿Qué te motiva para trabajar?
Todos estamos motivados por algunos elementos que nos estimulan y empujan a trabajar duro en nuestro lugar de trabajo. Estos factores suelen ser de naturaleza personal y están muy influenciados por nuestras situaciones y circunstancias personales. Para algunos es el dinero, y para otros, el deseo de reconocimiento. No hay una respuesta perfecta a esta pregunta, ya que está muy influenciada por las preferencias, el comportamiento y el enfoque humanos. Por tanto, asegúrate de dar una respuesta original.
19. ¿Cuándo puedes empezar a trabajar en nuestra oficina?
Esta es una pregunta sencilla que requiere que compartas la fecha en la que puedes empezar a trabajar para la empresa o después de ella. Esta pregunta no garantiza tu selección, por lo que hay que abstenerse de interpretarla así.
20. ¿Por qué nos has elegido?
Esta pregunta comprueba tu nivel de seriedad y compromiso con la empresa. Prepara esta pregunta navegando por la página web oficial de la empresa. Anota en el sitio web todos los hechos, logros y realizaciones importantes de la empresa y añade tus intereses personales. Esto te dará una respuesta perfecta a esta pregunta.
21. ¿Tienes alguna pregunta?
Tanto si se trata del perfil laboral de un director de oficina, como de un ingeniero o tal vez de un comercializador digital, toda sesión de entrevista concluye con esta pregunta de entrevista. Suele ser la última pregunta de toda entrevista, a través de la cual el entrevistador quiere conocer tus dudas y aprehensiones. Es necesario intentar siempre esta pregunta y hacer algunas contrapreguntas relevantes a tu entrevistador. Para una mejor comprensión, consulta las preguntas modelo que se mencionan a continuación:
Preguntas modelo
- ¿Cuáles son los distintos incentivos y prestaciones que se ofrecen a los jefes de oficina por trabajar horas extras?
- ¿Cuál es la política de promoción de la empresa?
- ¿Es la política de la empresa dar permisos pagados a sus empleados, especialmente en situaciones de emergencia médica?