Una secretaria ejecutiva se dedica principalmente a la gestión de la agenda del ejecutivo. Las funciones y responsabilidades incluyen el mantenimiento de registros, la preparación de presentaciones, la confirmación de los horarios de las reuniones, etc. Por tanto, el entrevistador se centrará en las habilidades de la vida real y no en los conocimientos librescos. La experiencia es muy importante para este trabajo, ya que los secretarios ejecutivos necesitan trabajar continuamente para comprender las tareas cotidianas en las interpretaciones más profundas, independientemente de las agendas.
La comunicación es una parte clave de este papel, ya que los conocidos del ejecutivo necesitan ser informados de los cambios recientes en la agenda para que todo lo demás pueda gestionarse en consecuencia. Por otro lado, los intereses personales podrían obstaculizar el progreso, ya que la secretaria podría no centrarse únicamente en las tareas asignadas. Para preparar esta entrevista, ponerse en la piel de una secretaria puede ser necesario para quienes no tienen experiencia previa y desean optar al puesto para mejorar su currículum.
Índice
Las 21 mejores preguntas de la entrevista para prepararse bien
1. ¿Cómo puede una secretaria ejecutiva mantener la eficiencia en el trabajo?
Ejemplo de respuesta
La forma perfecta de mantener la eficiencia como secretaria ejecutiva es memorizar la agenda. Esto reducirá los probables errores.
2. Haz un resumen de tus puntos fuertes y débiles.
Ejemplo de respuesta
Mis puntos fuertes son la comunicación y la negociación. Puedo convencer fácilmente a las personas para que se pongan de acuerdo en un punto común, de modo que los intereses creados no se vean comprometidos. Mis áreas débiles incluyen el exceso de pensamiento y el perfeccionismo. Soy de hacer todo según mi imaginación pero las circunstancias no lo permiten a veces.
3. ¿Vale la pena cumplir las normas?
Ejemplo de respuesta
El cumplimiento de las normas de la oficina es esencial sólo en la medida en que las normas ayuden a promover los intereses de los trabajadores. Por el contrario, hay que protestar contra las normas inhumanas lo antes posible.
4. ¿Es esencial mantener buenas relaciones interpersonales con el ejecutivo también después de las horas de trabajo?
Ejemplo de respuesta
Depende de la cantidad de tareas designadas al secretario ejecutivo. En la mayoría de los casos, lo mejor es limitarlas a las horas de oficina, para que las relaciones interpersonales no afecten al trabajo a realizar.
5. ¿Cuál es tu opinión sobre la igualdad de género en el trabajo?
Ejemplo de respuesta
La igualdad de género ayuda a mantener los sentimientos de confianza y valía en el lugar de trabajo. Los roles asignados no deben ser específicos de género, sino de talento, para que tanto los hombres como las mujeres puedan demostrar su valía en sus respectivos ámbitos.
6. ¿Qué harías si se cancela una reunión en el último momento?
Ejemplo de respuesta
Informaría al directivo inmediatamente e intentaría sustituir alguna cita pendiente durante ese tiempo. Si esto no es posible, intentaría conocer el siguiente hueco probable para que no se desperdicie todo el día por un solo incumplimiento.
7. ¿Está permitido que una secretaria ejecutiva gestione cuentas personales?
Ejemplo de respuesta
No. Sólo deben gestionarlas los contables.
8. Si una persona sigue visitando a diario sin ninguna cita previa, ¿cómo se gestionará el escenario?
Respuesta de muestra
Esa persona debe conocer las normas. Intentaría recalcar la importancia de las normas en la oficina y trataría de dar la cita más temprana posible. En el caso de clientes obstinados, los guardias tendrían que manejar todo el asunto según las circunstancias.
9. ¿Serás capaz de gestionar el estrés cotidiano en el trabajo?
Ejemplo de respuesta
Sí. Como conozco los protocolos, sería más fácil minimizar el estrés. En situaciones excepcionales, utilizo técnicas de mindfulness para hacer frente a cualquier cantidad de estrés existente en el lugar de trabajo. Establecer un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida privada también podría ayudar en este sentido.
10. ¿Puedes sugerir cinco formas de mantener organizados los archivos importantes?
Respuesta de ejemplo
Los archivos esenciales pueden organizarse de las cinco maneras siguientes:
- Segregar según la agenda
- Colócalos en carpetas separadas
- Ordena las carpetas respectivas según el orden del día
- Combinar la fecha si existe la posibilidad
- La división de las carpetas en otras subcategorías puede ayudar a establecer un flujo de información
11. Como secretaria ejecutiva, ¿cómo se supone que debes manejar los secretos de antiguos empleadores?
Ejemplo de respuesta
Hay que mantener la confidencialidad a toda costa, ya que podría obstaculizar el trabajo de las demás secretarias ejecutivas. No se debe divulgar ninguna información oficial delante de los clientes sin permiso previo.
12. ¿Cómo gestionarás las múltiples agendas designadas para un solo día?
Respuesta de ejemplo
Las organizaría según las prioridades de los ejecutivos. Esto ayudará a ocuparse de una tarea a la vez mientras se completan las tareas programadas en dicha fecha.
13. ¿Qué cambios podrías hacer en la agenda?
Ejemplo de respuesta
Según la confirmación de los organizadores de la reunión, una secretaria ejecutiva está autorizada a cambiar el horario según las directrices de los ejecutivos. Yo modificaría el mismo sólo en la medida en que mi empleador me lo permita. Es esencial mantener un nivel óptimo de coordinación.
14. ¿Cómo gestionarías a los clientes de Estados extranjeros en relación con las barreras lingüísticas?
Ejemplo de respuesta
Intentaría aprender el idioma si los clientes son habituales. En otros casos, los traductores podrían ayudar eficazmente. Las partes también pueden decidir comunicarse en una lengua conocida por ambas partes si se da esta situación.
15. Menciona el rasgo más importante de una secretaria ejecutiva.
Ejemplo de respuesta
La paciencia es el rasgo más importante de una secretaria ejecutiva. Dado que puede haber numerosos casos en los que la gente no se presenta a la hora decidida o desea organizar la reunión en un momento anterior, a una persona paciente le resultará fácil gestionar esas nimiedades. La ausencia de paciencia puede incluso poner en peligro el trabajo en circunstancias excepcionales.
16. ¿Estás dispuesto a viajar según el horario de la secretaria?
Ejemplo de respuesta
Sí, puedo desplazarme fácilmente para este trabajo. Por otra parte, estoy dispuesta a gestionar las tareas de la secretaria cuando tenga que viajar para que se mantenga la unanimidad en el trabajo oficial. La delegación de las actividades necesarias puede gestionarse en consecuencia.
17. Describe la esencia de la disciplina en la vida cotidiana.
Ejemplo de respuesta
Para mí, la disciplina es uno de los pilares sobre los que se sustenta la vida. Ayuda a una persona a mantener el estado puntual de todas las actividades. Además, una persona disciplinada puede actuar fácilmente como modelo para los demás. Creo que la ausencia de disciplina hace que la vida se parezca a un barco sin velas. La confusión se reduce practicando el arte de la disciplina en la vida diaria.
18. ¿Qué es más importante anotar el acta de una reunión o concentrarse en la conversación?
Ejemplo de respuesta
Como secretaria ejecutiva, mi deber sería anotar el acta de una reunión para actualizar eficazmente la base de datos. Las personas que participan en la reunión deben centrarse en la conversación en curso. Es mejor hacer varias cosas a la vez, pero en lo que respecta a la concentración particular, uno debe decidir según el puesto designado.
19. ¿Tienes alguna experiencia previa en este campo?
Ejemplo de respuesta
Sí, he participado en varias prácticas en las que tuve que trabajar a las órdenes de otras secretarias ejecutivas para aprender los entresijos de este trabajo. Tras completarlas con éxito, me nombraron para el puesto deseado en un bufete de abogados, lo que contribuyó a enriquecer mis conocimientos. En concreto, mi experiencia se limita a tres años hasta ahora.
20. ¿Qué grado de flexibilidad tienes como profesional?
Ejemplo de respuesta
Creo en la adaptación a las condiciones cambiantes. En una escala del uno al diez, me calificaría con un siete en flexibilidad. Esta decisión puede atribuirse a mis normas, según las cuales no creo en realizar tareas injustas para conseguir ascensos, etc. En cuanto al lugar de trabajo, puedo demostrar mi flexibilidad haciendo varios turnos y aprendiendo nuevos idiomas.
21. ¿Qué entiendes por el término Resolución Alternativa de Conflictos?
Ejemplo de respuesta
La resolución alternativa de conflictos incorpora todos los tipos de acuerdos extrajudiciales que no entran en el ámbito del arbitraje. Estas medidas incluyen la negociación, la mediación, el compromiso, etc. Cuando las partes se entregan a estas prácticas, el secretario ejecutivo debe aportar todos los hechos ante el negociador o mediador. Se ahorra un litigio infructuoso, lo que implica que se ahorra el valioso tiempo de ambas partes sin ningún gasto adicional por la contratación de abogados, etc.