Todo es fácil de gestionar cuando una empresa coopera con uno o dos proveedores solamente. Pero cuando una empresa tiene docenas de proveedores, y necesita otros nuevos con regularidad, las cosas pueden complicarse fácilmente, y se puede perder mucho dinero en el proceso. Ésa es la razón principal por la que las empresas contratan a un Gestor de Proveedores, un especialista responsable de mantener las relaciones con los proveedores, tanto los nuevos como los existentes.
Será responsable de identificar a los proveedores adecuados, de negociar los mejores precios posibles y de asegurarse de que todos los proveedores cumplen sus obligaciones con la empresa. Echemos un vistazo a las preguntas a las que puedes enfrentarte durante la entrevista para este interesante trabajo, que a menudo paga más de 50.000 euros anuales.
Índice
¿Por qué quieres trabajar como gestor de proveedores?
Haz hincapié en tus habilidades de comunicación y organización. Siempre has destacado en la negociación, y siempre has conseguido entablar buenas relaciones, yasea con los profesores de la escuela, con los compañeros de tus anteriores trabajos (si los tuviste) o con los socios comerciales con los que colaboraba tu anterior empleador.
Es más, puedes hacer un estudio de mercado eficaz, y sabes algo sobre su campo de negocio. Tras leer la descripción del trabajo, crees que te gustará este tipo de trabajo, y tienes toda la predisposición para hacerlo bien. Esa es la razón por la que has decidido presentar tu candidatura. Y tal vez incluso tengas en mente un papel, un trabajo que te gustaría tener dentro de cinco años. Y éste encaja perfectamente en tu plan de carrera.
Por supuesto, si tienes una experiencia laboral relevante, debes mencionarla en tu respuesta.
¿Cómo te imaginas un día típico de trabajo de un gestor de proveedores en nuestra empresa?
Lee atentamente la descripción del puesto. Algunos gestores de proveedores viajan mucho, se reúnen con los proveedores en persona o incluso inspeccionan la calidad de las mercancías. Además, siempre es más fácil entablar una buena relación cuando se conoce a los responsables de la toma de decisiones en persona.
Pero en otras funciones simplemente tepasarás el día al teléfono, y en el escritorio, mirando la pantalla del ordenador, enviando correos electrónicos, pedidos, etc. Esto depende realmente de la organización de la empresa, de los compañeros con los que compartirás oficina y de otras cosas.
Si no estás seguro, o la descripción del puesto no es clara, puedes decir simplemente que esperas pasar mucho tiempo comunicándote con los proveedores existentes, o buscando nuevos socios comerciales. Todavía no estás seguro de cuál es el medio de comunicación más eficaz, pero no tienes ningún problema en viajar, o en pasar mucho tiempo en la llamada. Con esta respuesta cubres todas las posibilidades.
En tu opinión, ¿qué es lo más importante cuando intentamos desarrollar relaciones buenas y duraderas con los proveedores?
Te sugiero que hagas hincapié en el enfoque individual de cada proveedor. Esto significa conocerlos en persona, tratarlos según el tamaño de sus operaciones comerciales, sus expectativas y el tipo de cooperación que tenéis juntos.
Pero también significa participar en sus ferias, o incluso en eventos de creación de equipos, simplemente estar presente cuando las cosas suceden. También debes sugerir transparencia y un sistema claro de políticas y garantías, paraambas partes del contrato, por supuesto.
Asegúrate de que los responsables de la contratación entienden el poder de las relaciones personales y de larga duración con los proveedores. Dichas relaciones te permiten asegurar los mejores tratos y estar seguro de la calidad de los productos entregados. Y, al fin y al cabo, ése es tu objetivo.
Tu tarea es encontrar un nuevo proveedor de carretillas elevadoras para la empresa. Dinos cómo vas a proceder.
Lo más importante es demostrar que tienes algún sistema en tu trabajo. Antes de nada, intentarás obtener las especificaciones más detalladas del director de logística o del jefe de almacén. Qué clase de carretillas quieren, el presupuesto que tienes, cuántas quieren y si la demanda se repetirá en el futuro, etc.
Una vez que tengas suficiente información, empezarás tu investigación en línea, identificando de cinco a diez posibles proveedores. Como las carretillas son caras, tras las llamadas telefónicas y los correos electrónicos iniciales, preseleccionarás tres o cuatro proveedores, y visitarás a cada uno de ellos en persona, para ver las carretillas, negociar el precio, etc.
Al final elegirás la mejor, pero no te fijarás sólo en el precio. Las garantías, la rapidez del servicio, la reputación de la empresa… todo ello influirá en tu decisión final. Una vez que tu decisión sea aprobada por tu superior, procederás a coordinar la entrega de lamercancía..
Imagina que te reúnes por primera vez con un vendedor de productos básicos, por ejemplo, de comestibles. ¿Qué preguntas le harás durante la entrevista?
Esto depende realmente del tipo de vendedor, pero no te equivocarás con las siguientes preguntas, al tratar con cualquier tipo de vendedor:
- ¿Cuánto tiempo llevas en el negocio?
- ¿Quiénes son sus principales clientes? ¿Puedo contactar con alguien para pedirle referencias?
- ¿Qué normas comerciales e industriales cumplís en vuestra producción?
- ¿Puedes decirnos más sobre tus capacidades, el volumen que puedes entregar semanal o mensualmente?
- ¿Qué modelo de pago soléis utilizar con vuestros clientes?
- ¿Ofreces alguna garantía?
- ¿Cuál es tu precio para tal o cual artículo, tal o cual cantidad?
- ……….
Asegúrate de que los entrevistadores van ainspeccionar mucho más que el precio que ofrecen. Preguntando por los clientes existentes y las referencias, los estándares de calidad, las garantías y los modelos de pago, te harás una idea decente de cada vendedor y de las cosas que puedes esperar de ellos.
En este trabajo trabajarás con muchos proveedores. ¿Cómo piensas estar al tanto de todo?
Digamos que la elaboración de informes y la supervisión desempeñan un papel importante en tu estilo de trabajo. No confías en la memoria ni en la suerte. Al contrario, planeas tener una base de datos de todos los proveedores, con toda la información importante sobre cada socio comercial.
Con los hitos, los plazos y el calendario de recepción de mercancías claramente definidos, siempre puedes confiar en tu base de datos. Además, te gusta tener una lista de tareas en el trabajo, y preparas una para cada día o semana. Si te mantienes organizado y sigues los planes, no te resultará difícil estar al tanto de las cosas, y llevar un registro de tu cooperación con varios proveedores.
Un socio comercial de hace tiempo se pone en contacto contigo diciendo que tiene que aumentar sus precios un 10%, debido al aumento de los costes de producción. ¿Cómo vas a reaccionar?
Los responsables de la contratación buscan a alguien que pueda ver esa situación desde distintos ángulos. Lo que más les interesa es tu forma de pensar. Di que considerarás muchas variables antes de reaccionar:
- Las alternativas que tienes: si hay otros proveedores que puedan proporcionarte la misma mercancía con la misma calidad.
- Cuánto tiempo llevas cooperando con el proveedor y la calidad de vuestra relación.
- Si su pretensión está justificada: si los precios de las materias primas o las energías o cualquier otra cosa que utilicen en su producción han aumentado realmente.
- Si puedes permitirte pagar más, cuál es tu margen de beneficios, y si puedes permitirte aumentar el precio para el cliente final.
- …..
Teniendo en cuenta todas estas variables, calibrarás tu poder de negociación, e intentarás conseguir finalmente un trato mejor, ya seacon este proveedor o con otro. En cualquier caso, siempre considerarás diferentes opciones. Y consultarás la situación con otros directivos de la empresa. Al final, intentarás hacer lo mejor para tu empresa.
Otras preguntas a las que te puedes enfrentar en tu entrevista de trabajo de gestión de proveedores
- Cuéntanos alguna vez que hayas utilizado la persuasión para convencer a alguien.
- ¿Qué quieres conseguir como gestor de proveedores? ¿Qué objetivos te vas a marcar en este trabajo?
- Cuéntanos más sobre tus estrategias de negociación. ¿Cómo intentarías conseguir los mejores acuerdos posibles con los proveedores?
- En tu opinión, ¿qué es lo que más importa en este campo de los negocios: el precio o la calidad?
- Dime una cosa sobre ti que no quieras que sepa.
- ¿Qué sabes de nuestra empresa? ¿Quiénes son nuestros principales competidores?
- ¿Cuál es tu opinión sobre la búsqueda de proveedores en los mercados extranjeros?
- ¿Cuáles son tus expectativas salariales?
- Cuéntanos un momento en el que hayas mostrado iniciativa en el trabajo.
- Cuando tuviste que trabajar en varios proyectos, ¿cómo priorizaste?