Los directores de programa se encargan de supervisar las iniciativas de una empresa, que están vinculadas por un objetivo estratégico compartido, así como de supervisar a los directores de proyecto que las dirigen.
Deben mantener los tres pilares de la gestión de programas: comunicación, cooperación y multitarea. Es su responsabilidad mantener a todo el mundo en el buen camino, comunicarse con los equipos y la alta dirección, y cambiar los objetivos estratégicos a medida que avanzan los proyectos.
Índice
Las 21 mejores preguntas de la entrevista de para prepararse bien
1. ¿Cómo decides qué proyecto es el más importante cuando estás a cargo de varios?
Ejemplo de respuesta
Al determinar las prioridades, tengo en cuenta las dependencias, los objetivos, las necesidades financieras, los límites de recursos y la importancia estratégica de cada proyecto
Si la respuesta no es evidente, consultaría con las partes interesadas para identificar qué iniciativa tiene el mayor valor estratégico potencial para la organización.
2. ¿Qué precauciones tomas para evitar el desvío del alcance?
Ejemplo de respuesta
Antes de que el proyecto avance, me propongo familiarizarme a fondo con cada Declaración de Alcance del Proyecto, asegurándome de que se establecen todos los criterios
Aunque cada proyecto requerirá algunos ajustes, hago todo lo posible por tener en cuenta los riesgos de desviación del alcance.
3. ¿Cuál es la causa más típica de fracaso de un proyecto?
Ejemplo de respuesta
Desgraciadamente, un proyecto puede fracasar por varias razones. Si tuviera que elegir una, tendría que ser la falta de comunicación. Cuando la comunicación se rompe, puede crear retrasos en el cronograma, aumentar los gastos y conducir a la ampliación del alcance.
Una estrategia de gestión de la comunicación que designe al director del programa como principal punto de contacto tanto para los miembros del equipo como para las partes interesadas puede ayudar a evitar que la mala comunicación perturbe y, en última instancia, haga fracasar un proyecto.
4. Cuéntanos un poco sobre ti y por qué quieres ser director de programa.
Ejemplo de respuesta
Siempre he sido una persona impulsada por la estrategia, que siempre busca formas de mejorar su rendimiento en todo lo que hace. Creo que el puesto de director de programa es el más adecuado para alguien tan motivado como yo. El puesto me permite poner en práctica mi experiencia y mi talento.
He pasado muchos años de mi trabajo sobre el terreno, lo que me ha proporcionado una gran visión del sector.
5. ¿Por qué quieres trabajar como gestor de programas en nuestra empresa?
Ejemplo de respuesta
Un director de programa debe ser cauto con la empresa para la que trabaja. El puesto puede parecer una oportunidad ideal para ascender, pero sin una dinámica de departamento flexible, el puesto puede considerarse ineficaz. Por ello, antes de solicitar el puesto, realicé un amplio estudio sobre las competencias administrativas de la empresa.
Como espero permanecer en el puesto durante mucho tiempo, quería sentirme segura de la empresa para la que voy a trabajar. Además, su empresa es muy conocida en el sector y me proporcionaría una excelente plataforma para demostrar mis habilidades.
6. ¿Cómo seleccionarías el proyecto más significativo si estuvieras revisando numerosos proyectos al mismo tiempo?
Ejemplo de respuesta
Como gestor de productos, si me piden que defina las prioridades, primero debo examinar las dependencias. A menudo, un proyecto debe alcanzar una etapa específica antes de que pueda comenzar otra, lo que las convierte en críticas.
Además, consideraría los objetivos de la empresa, el nivel de riesgo, los recursos disponibles, el valor estratégico y las necesidades presupuestarias. Mi siguiente paso sería consultar con las partes interesadas y los patrocinadores para conocer sus puntos de vista sobre el tema. Mi prioridad serían las tareas que más beneficiaran a la organización.
7. ¿Cuál es la razón más frecuente de la desaparición de un proyecto?
Ejemplo de respuesta
Si tuviera que elegir una sola causa, tendría que ser la comunicación inadecuada. La comunicación es esencial para cualquier empresa y proyecto, por lo que cuando la cadena de comunicación se rompe, toda la empresa perece
Esto sólo puede conducir a una regresión, que causará más problemas. Los miembros pueden malgastar recursos importantes en tareas inútiles si no se les notifica cualquier cambio en el plan. Aumenta los gastos operativos al tiempo que se agotan los recursos.
Crear una sólida cadena de comunicación para que la información fluya y evitar estas situaciones debe ser tu respuesta a la pregunta de la entrevista del director de programa.
8. Menciona las métricas que te parecen más esenciales.
Ejemplo de respuesta
Como gestor de programas, empleo un enfoque basado en datos para implementar cambios, realizar ajustes y resolver retos. Aunque el instinto es importante en todas las funciones, el ámbito empresarial moderno necesita un buen conocimiento de los hechos.
Por ello, utilizo regularmente métricas para evaluar el desarrollo y la eficacia de los proyectos. Mis herramientas preferidas para cumplir los plazos son el coste y la variación de la programación.
9. ¿Cómo evalúas la capacidad de recursos de una organización?
Ejemplo de respuesta
Como gestor de programas, puedo echar la vista atrás a los esfuerzos anteriores de la empresa. Esto puede proporcionarme información sobre las habilidades de la empresa y su destreza en el uso de los recursos de los que dispone. Además, puedo utilizar varias herramientas para obtener una visión detallada de los recursos.
Reuniré un equipo funcional tras estudiar las necesidades de recursos del proyecto, correlacionaré los recursos con las demandas, organizaré los recursos y los asignaré correctamente.
10. ¿Cómo manejarías a un patrocinador o parte interesada difícil?
Ejemplo de respuesta
Dado que una parte interesada o un patrocinador es fundamental para la empresa, debo ser flexible al tratar con ellos. Explicar la circunstancia completa puede ayudar a los patrocinadores a conocer a fondo nuestros retos y obstáculos. De este modo, entenderán por qué estamos preocupados.
Hay que evitar la negatividad y la toxicidad en la medida de lo posible, con el objetivo principal de crear un lugar de trabajo acogedor. Por lo general, se recomienda negociar en un ambiente amistoso, ya que puede aligerar el ambiente y eliminar cualquier impedimento de comunicación.
11. ¿Qué es un director de programa?
Ejemplo de respuesta
Los directores de programa se encargan de garantizar que se cumplan los objetivos corporativos más amplios. Coordinan los esfuerzos de numerosos proyectos sin estar personalmente a cargo de ellos
En cambio, supervisan el programa principal, prestando mucha atención a la estrategia del programa, la delegación de proyectos y la ejecución del programa. Este gestor es responsable de garantizar que todos los miembros del equipo comprendan cómo colaborar y coordinar sus esfuerzos para lograr un objetivo mayor.
Los directores de programa ayudan a las empresas a mantenerse en el camino, en el presupuesto y, en definitiva, en la senda del desarrollo y el éxito.
12. Explica tus conocimientos y experiencia con las cartas de los programas.
Ejemplo de respuesta
Empezar cualquier programa sin una carta es imposible, ya que son uno de los acuerdos iniciales que desarrollan todas las partes. Una carta define muchas pruebas, obligaciones y promesas, por lo que es fundamental para todas las partes implicadas.
Sin ella, definir cualquier función o actividad es imposible, por lo que un director de programa debe atesorarla. Una carta de programa puede establecer el punto de referencia ideal para el programa, y adherirse a ella, según mi experiencia, es ventajoso.
13. ¿Qué harías si los objetivos de la organización cambiaran en medio de un programa?
Ejemplo de respuesta
Si la empresa cambia de enfoque en mitad del proyecto, todo el equipo de gestión del programa debe reflexionar sobre cómo empezó. El acuerdo inicial debe haberse basado en tácticas y objetivos diferentes.
Debe evitarse cualquier desviación o cambio de la nueva estrategia hasta que se complete el proyecto. Deben crearse nuevas directrices y seguirse hasta el siguiente programa. Estas desviaciones deben producirse dentro de la empresa y no con los consumidores. Cualquier petición del cliente debe llevarse a cabo, pero otras acciones pueden posponerse hasta que se complete la petición.
15. ¿Qué función desempeña la tecnología en la gestión de programas?
Ejemplo de respuesta
El uso de la tecnología en la gestión de programas tiene que ver principalmente con la construcción de una cadena de comunicación eficaz. La comunicación es un componente esencial del éxito del dominio funcional.
Por ello, un gestor de programas debe utilizar las más recientes soluciones de gestión de programas en la nube y de IoT para mejorar las operaciones normales de la empresa. Con estas herramientas, cualquier miembro del equipo puede seguir el desarrollo de los programas en tiempo real, asegurándose de que todos están en la misma página.
16. ¿Cuál es tu estilo de gestión?
Ejemplo de respuesta
Todo director de proyecto debe ser capaz de liderar. Los aspectos fundamentales del liderazgo incluyen animar, guiar, dirigir y gestionar un equipo.
Los líderes sacan lo mejor de los miembros de su equipo. Inspiran a los demás para que creen, inventen y destaquen.
17. ¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de programas?
Ejemplo de respuesta
En comparación con la función estratégica de la gestión de programas, el papel de los gestores de proyectos es más táctico. Un gestor de proyectos se encarga de las operaciones cotidianas de un proyecto, como reunir y dirigir un equipo de proyecto, gestionar los recursos y los plazos, y entregar los resultados del proyecto.
Un director de programa suele estar a cargo de muchos proyectos que tienen un objetivo estratégico común definido en el programa. Este puesto implica la supervisión de muchos gestores de proyectos, el desarrollo y la modificación de los objetivos estratégicos, y la comunicación y colaboración con la alta dirección.
18. ¿Cómo determinas las necesidades de financiación de un programa?
Ejemplo de respuesta
Las necesidades financieras de un programa son esencialmente una combinación de todas las necesidades financieras de todos los proyectos dentro del programa, así como el presupuesto del equipo de gestión del programa
Como algunos programas tardan años en completarse, el concepto de financiación por períodos es adecuado. Los gestores de programas colaboran con todos los gestores de proyectos para gestionar los períodos trimestrales, semestrales y anuales.
19. En el contexto de un programa, ¿cuál es la distinción entre gobernanza y gestión?
Ejemplo de respuesta
La toma de decisiones estratégicas, la planificación financiera y la supervisión forman parte de la gobernanza. La gobernanza establece los valores, la finalidad, los objetivos y la estructura, que sirven como principios de gestión. Los puestos de gobierno y gestión deben ser ocupados por diversas personas.
Un director de programa ocupa un puesto de gestión a nivel corporativo, porque pone en práctica los objetivos de la organización. Sin embargo, en el marco de un determinado programa, desempeñan una función de gobierno y ofrecen recomendaciones a los directores de proyecto.
20. ¿Qué te hace ser el mejor candidato para el puesto de director de programa?
Ejemplo de respuesta
Soy capaz de realizar el trabajo y proporcionar excelentes resultados a la empresa. Encajaré bien y haré una excelente contribución al equipo
Tengo un conjunto único de habilidades y conocimientos que te diferencian del resto. Contratarme te hará parecer inteligente a la vez que te simplifica la vida.
21. ¿Por qué es necesario mantenerse al día con las tendencias del sector?
Ejemplo de respuesta
Estarás continuamente aprendiendo si te mantienes al día con las tendencias; nuevas herramientas, nuevos eventos a los que asistir y nuevos métodos para ser eficiente.
Esto te proporcionará una mayor selección de elementos con los que trabajar, permitiéndote experimentar con más cosas y producir nuevas ideas.