Es un hecho establecido en todas las industrias y en varias fraternidades empresariales que, para lograr el éxito, un proyecto grande y largo debe dividirse y segregarse en varios proyectos o programas flexibles. Esta división no sólo garantiza la eficacia de las operaciones y los costes, sino que también mantiene el nivel de productividad de los empleados. Un proyecto o programa suele ser gestionado y supervisado por un jefe de operaciones o un alto directivo, que suele recibir el nombre de director de programa.
Se trata de un puesto extremadamente crucial y un director de programa suele tener la tarea de desarrollar estrategias empresariales, valorar y evaluar su impacto en la organización, y también velar por la buena implementación y ejecución de los programas asignados. Un gestor de programas suele ganar un salario considerable y beneficios lucrativos, así como incentivos. Por lo tanto, teniendo en cuenta la importancia y las oportunidades de ganancia, un candidato debe prepararse sinceramente para este puesto, lo que puede hacerse consultando las preguntas de la entrevista realizadas anteriormente.
Índice
las 21 mejores preguntas de la entrevista para estudiar
1. ¿Cuáles son las posibles razones por las que un proyecto supera los requisitos presupuestarios?
Como director de programa, deberás establecer presupuestos y supervisar que no se sobrepase el límite.
Ejemplo de respuesta
Señor, los presupuestos se fijan para referencia y consideración de los directores de programa, sin embargo, la aplicación real del mismo puede diferir y cambiar según las situaciones y circunstancias imperantes en el mercado. Hay varias razones para un aumento, como por ejemplo
- Cambios legales
- Factores políticos que afectan al proyecto
- Escalada de la mano de obra
- Inflación, etc.
2. ¿Explica brevemente los tres tipos de desviaciones?
Esta es una pregunta importante para la entrevista de trabajo y pone a prueba tus conocimientos en relación con el campo de la desviación estándar y su gestión.
Ejemplo de respuesta
Claro, señor, son:
- Desviación de material directo:
- Desviación de la mano de obra directa y
- Desviación de los gastos generales de la fábrica
3. ¿Cómo se maneja a los empleados que no son tan productivos o son negligentes con sus deberes?
Como director de programa, tendrás la tarea de manejar y gestionar a los empleados que están desplegados en el proyecto. Con esta pregunta, el entrevistador quiere saber cuáles son tus estrategias y procedimientos con los que puedes gestionar eficazmente a los empleados.
Ejemplo de respuesta
Es habitual tener uno o dos empleados que son bastante negligentes y aletargados en la ejecución de sus funciones en un proyecto. Para garantizar el éxito y mantener la rentabilidad general del proyecto, es crucial gestionarlos. Si me encuentro con una situación de este tipo, siempre, en primer lugar, intento comprender si hay algo que les moleste de verdad y que obstaculice su progreso. Si hay un motivo genuino, trataría de eliminarlo, y si no lo hay, les daría una severa advertencia para que se pongan serios, o de lo contrario serán despedidos del trabajo.
4. Nombra el software de gestión de programas más común y utilizado.
El mundo empresarial se mueve en torno a la tecnología. No hay ni una sola esfera que no esté tocada por el software y las técnicas aliadas. De ahí que sea necesario que te refieras e incluso utilices software de gestión. Con esta pregunta, el entrevistador quiere conocer tus conocimientos tecnológicos.
Ejemplo de respuesta
Claro, señor, estos son:
- Colmena
- Trell y
- Smartsheet
5. ¿Qué entiendes de la Carta del Programa?
Esta pregunta pone a prueba tu conocimiento y comprensión de los diversos procedimientos y documentos prácticos necesarios en la gestión de programas.
Ejemplo de respuesta
Señor, la Carta del Programa es un documento escrito que contiene todos los detalles clave relativos al programa que se va a ejecutar. Contiene la estrategia, así como todas las metas y objetivos que deben alcanzarse a través del proyecto. Es un documento exhaustivo y suele requerir la firma del patrocinador del proyecto y también de los principales interesados.
6. ¿Cuáles son los pasos implicados en el desarrollo de un programa?
El establecimiento y el desarrollo de un programa es un proceso largo y conlleva una serie de pasos. Un director de programa debe conocer todos esos pasos, ya que siempre habrá preguntas basadas en ellos.
Ejemplo de respuesta
Claro, señor, los pasos implicados, ordenados cronológicamente son
- Recogida de los datos brutos mediante cuestionarios, encuestas y otros formularios y documentos pertinentes
- Análisis de los datos recogidos
- Desarrollo de estrategias, así como de metas y objetivos del programa, basándose únicamente en los datos analizados
- Definir las necesidades presupuestarias del programa
- Presentar el caso con fuerza ante los directores y la dirección, para obtener su aprobación
- Contratar al personal necesario y pasar a la fase de ejecución.
7. Explica la técnica de la EDT en la gestión de programas.
La EDT es una importante técnica de gestión de programas y debes prepararla con detalle, ya que hay muchas posibilidades de que haya una pregunta al respecto.
Ejemplo de respuesta
Señor, la EDT, que significa Estructura de Desglose del Trabajo, es una técnica extremadamente importante para la gestión y la ejecución del programa. En esta técnica, todo el proyecto se rompe y se divide en mini fragmentos, con planes únicos para cada fragmento. Cada división está dirigida por un directivo, que suele ser un subordinado del director del programa y es responsable de la buena ejecución de su propia división. La técnica de la EDT está influida por la delegación de poderes y funciona bien en la ejecución de proyectos largos.
8. ¿Cuándo puedes empezar?
Esta es una pregunta habitual en las entrevistas, con la que el entrevistador quiere saber tu fecha principal de incorporación. Aunque siempre se prefiere la incorporación inmediata, intenta responder a esta pregunta de forma genuina, teniendo en cuenta tus propias situaciones y circunstancias personales. Hay que evitar en gran medida una respuesta genérica y también se te pide seriamente que controles tus emociones, ya que esta pregunta no garantiza en absoluto tu selección.
9. ¿Cómo minimizas los posibles riesgos del programa?
Esta pregunta pone a prueba tu conocimiento y comprensión de los distintos riesgos y su gestión, asociados a la ejecución de un programa.
Ejemplo de respuesta
Para minimizar y gestionar los posibles casos de riesgo, un director de programa debe realizar siempre una auditoría de riesgos de la carta del programa diseñada. Debe hacer una lluvia de ideas y analizar los distintos riesgos posibles que puedan surgir durante el curso. Estos riesgos deben anotarse debidamente en un registro de riesgos y también deben desarrollarse las estrategias que mitigarán esos riesgos. De este modo, cuando se materialice un riesgo, siempre habrá una plantilla preparada para gestionar esa situación.
10. ¿Cuál es tu mejor punto fuerte que te hace perfecto para este papel?
Esta pregunta no es más que otra variación de la pregunta habitual sobre los puntos fuertes y débiles. En respuesta a esta pregunta, se te pide que compartas el punto fuerte que coincida y se relacione con el perfil de trabajo mencionado en la descripción del puesto. Cualquier punto fuerte general, como la orientación al detalle, el trabajo duro, las excelentes habilidades de comunicación, etc., también puede utilizarse en la respuesta, pero de forma personalizada.
11. ¿Qué te motiva a trabajar?
Siempre hay algunos factores y situaciones que motivan a un individuo a trabajar duro y a alcanzar sus metas y objetivos en la vida. Estos factores siempre están en el radar de un entrevistador, ya que le ayudan a analizar y examinar tu personalidad y actitud general. Una respuesta perfecta a esta pregunta siempre está influenciada por tus propias situaciones, circunstancias y deseos personales, por lo que evita siempre las respuestas genéricas.
12. ¿Cómo priorizas entre varios proyectos?
Como director de programa, siempre se te asignará más de un programa o proyecto para que lo ejecutes y lo termines. Por lo tanto, es necesario que dispongas de una técnica de priorización adecuada que te ayude a alcanzar tus metas y objetivos en un tiempo determinado. Esto se puede hacer con una priorización eficaz y a un entrevistador simplemente le interesa conocer tu técnica.
13. ¿Cuál es tu animal favorito?
Esta es una pregunta maestra de evaluación de la personalidad y tiene la capacidad de examinar incluso tus aspiraciones futuras, así como tus objetivos en la vida. Para los candidatos no preparados, ésta podría ser una pregunta más de la entrevista, pero un candidato veterano siempre sabe la cantidad de esfuerzo adicional que debe realizar. Una respuesta ideal a esta pregunta puede mejorar considerablemente tus posibilidades de selección.
14. ¿Por qué has elegido trabajar con nosotros?
Esta es una pregunta habitual en las entrevistas, que suele hacerse para indagar sobre el nivel de seriedad y el compromiso de los candidatos. La página web oficial de la organización es la mejor fuente para su preparación y hay que anotar en ella los principales logros, realizaciones y hechos históricos. Después de esto, enmarca una bonita respuesta recopilando todos los datos anotados con tus propios intereses personales de unirte a la empresa.
15. Las adquisiciones desempeñan un papel importante en la gestión de programas. Por favor, comparte el procedimiento de aprovisionamiento.
Esta pregunta pone a prueba tus conocimientos y comprensión de los principios de la contratación pública y su gestión.
Ejemplo de respuesta
Sí, señor, estoy totalmente de acuerdo con la afirmación. Un aprovisionamiento eficaz no sólo ayuda a una organización a aumentar la rentabilidad del proyecto, sino que también ayuda a atraer a mejores agencias y materiales. Hay varios pasos implicados, como:
- Inicialmente se emite una RFI (solicitud de información) y se averiguan los detalles, así como se contemplan
- Se crea un pliego de condiciones que se publica en el mercado abierto para atraer ofertas
- Las partes interesadas ofertan sobre los documentos de la licitación y se comprueba la calidad del licitador más bajo y se realizan inspecciones
- El proceso de contratación concluye con la adjudicación del proyecto al licitador más bajo.
16. Nombra y explica dos tipos cualesquiera de contratos de adquisición utilizados ampliamente en los programas.
Esta pregunta pone a prueba tus conocimientos y comprensión de los distintos tipos de contratos utilizados.
Ejemplo de respuesta
Sí, son:
- Contrato de Adquisición de Artículos: En este contrato, la agencia especifica la tarifa de cada artículo que se quiere adquirir. Es un plan más detallado y requiere mucho tiempo y recursos por parte de los contratistas.
- Contrato de Adquisición a Tasa Fija: En este contrato, el contratista tiene derecho a ofertar sólo un porcentaje fijo, por encima o por debajo del importe estimado de la licitación. No se exigen tarifas por artículo y el porcentaje mencionado se aplica a todos los artículos.
17. La gestión de programas es un papel estresante. ¿Estás preparado para ello?
Con esta pregunta, el entrevistador quiere entender básicamente si estás preparado para trabajar en un entorno laboral desafiante, a menudo agitado y estresante. Se trata de un requisito básico de los empleados y se espera que gestiones los programas con bastante eficacia. Responde siempre de forma seria y positiva a esta pregunta.
18. ¿Cuáles son tus expectativas salariales?
Esta es una pregunta habitual en las entrevistas y cualquier respuesta que des debe estar basada en una investigación diligente.
19. ¿Cómo manejas el fracaso de un proyecto?
Mediante esta pregunta de la entrevista, el entrevistador te pide que le digas cómo gestionas y manejas el fracaso de un proyecto.
20. Menciona tus puntos débiles.
Esta es una típica pregunta de entrevista relacionada con los puntos fuertes y débiles, y se espera que compartas una respuesta genuina.
21. ¿Tienes alguna pregunta para nosotros?
Es un hábito común de los entrevistadores cerrar una sesión de entrevista con esta pregunta. Cuando te encuentres con esta pregunta, ten por seguro que la entrevista ha terminado y que habrá más preguntas que te harán. Esta pregunta te da la oportunidad de hacer algunas preguntas al entrevistador en relación con la organización, su cultura de trabajo, la ética laboral, etc. Saltarse esta pregunta no te será útil y puede mermar mucho tus posibilidades de selección. Por lo tanto, haz siempre algunas preguntas a tu entrevistador basándote en las preguntas modelo que se mencionan a continuación: