La administración es una de las funciones empresariales fundamentales para la mayoría de las empresas con ánimo de lucro que operan en todo el mundo. No sería erróneo decir que el puesto de un administrador es de un generalista y que lleva muchos sombreros mientras trabaja para una organización empresarial. Un administrador suele actuar como enlace o conexión entre la alta dirección de la organización y todos los demás empleados, además de realizar una evaluación y valoración crucial de la situación financiera, los gastos, los nombramientos y todas las actividades de marketing.
Un administrador suele contar con el apoyo y la asistencia de un asistente administrativo que actúa como ayuda directa o subalterno del administrador de una organización. Las funciones que realiza un asistente administrativo son similares e idénticas a las de un auxiliar administrativo, aunque se realizan en una escala inferior. El puesto de un asistente administrativo es crucial e importante para una organización y por ello goza de un salario elevado y de beneficios lucrativos. Sin embargo, el proceso de entrevista para un puesto tan importante consta de algunas preguntas excelentes para evaluar la personalidad que deben prepararse de forma sincera y adecuada.
Índice
las 21 mejores preguntas de la entrevista para estudiar
1) La administración consiste en ejercer el control y la prepotencia. Comenta esta afirmación.
Esta es una pregunta de entrevista engañosa que critica tu propia profesión y tus funciones principales. Una respuesta ideal a esta pregunta requiere que defiendas tu posición y menciones los aspectos brillantes de la administración.
Ejemplo de respuesta
Señor, en mi opinión, esto no es en absoluto cierto ni correcto. Esta afirmación pone a la administración bajo la luz de la dictadura, lo cual es incorrecto y absurdo. La administración es una hermosa profesión, en la que un administrador se dedica ampliamente a gestionar toda la organización, manteniendo y estableciendo una dulce relación entre los diversos empleados, departamentos o equipos que trabajan en la organización. No sólo esto, también es responsable de gestionar las diversas operaciones de la organización, desde las finanzas hasta el marketing y el desarrollo empresarial. Esto deja poco o ningún espacio para ejercer el control o poner en evidencia cualquier tipo de actitud negativa.
2) ¿Qué entiendes por el término provisión para insolvencias?
Un asistente administrativo es un puesto generalista y, durante su ejercicio, trabajará en múltiples proyectos y aspectos en los que deberá llevar más de un sombrero. Por tanto, se espera de ti que tengas un conocimiento básico de los principios generales de la contabilidad y del significado de los términos y procedimientos básicos.
Ejemplo de respuesta
Señor, según el concepto contable de prudencia, una organización empresarial tiene que prever todas las pérdidas esperadas y probables que una organización prevé en el futuro. Para ello, es necesario crear una provisión con los beneficios de la organización. Las deudas incobrables se refieren a los cobros esperados y a los ingresos de efectivo de los deudores de la organización que han sido incobrables y la organización no espera ninguna entrada de efectivo de dichos deudores. Por tanto, siguiendo el concepto de prudencia, la organización prepara una provisión para deudas incobrables.
3) ¿Qué es un inventario de trabajo en curso y su relación con la duración del ciclo?
Como asistente administrativo se te pedirá que garantices un proceso de producción fluido y libre de todo tipo de cuellos de botella y obstáculos. Por lo tanto, se espera que tengas un conocimiento completo del tiempo de ciclo o del tiempo de espera y de los conceptos relacionados con el trabajo en curso.
Ejemplo de respuesta
Señor, las organizaciones de fabricación suelen dedicarse al procesamiento de materias primas para transformarlas en productos acabados. Sin embargo, siempre quedan algunos artículos que no están totalmente procesados y que se conocen como productos en curso. El tiempo de ciclo se refiere al tiempo total que implica la producción de un artículo, desde la recepción de las materias primas hasta su envío a los clientes. Implica una serie de tiempos, como el tiempo de traslado, el tiempo de espera y el tiempo de procesamiento.
4) Valora tus habilidades informáticas en una escala de uno a cinco
Al ser un asistente administrativo, se espera que tengas unas habilidades operativas informáticas completamente desarrolladas junto con unos altos conocimientos informáticos.
Ejemplo de respuesta
Señor, le aseguro que tengo excelentes conocimientos informáticos y que conozco todos los programas informáticos de utilidad y gestión más utilizados para la administración. Además, también he realizado un curso avanzado de informática de seis meses de duración que amplía y mejora mis conocimientos. Por lo tanto, teniendo en cuenta todos los hechos, me gustaría calificarme con un 4,8.
5) La administración implica mucha formación y un desarrollo constante. ¿Te interesa mejorar continuamente tus habilidades?
Algunos empleados son simplemente reacios a los cambios y a la adopción de nuevas tecnologías y metodologías. Con esta pregunta, el entrevistador quiere saber si estás interesado en participar en varias sesiones de formación impartidas por la propia organización o por terceros.
Ejemplo de respuesta
Señor, estoy completamente de acuerdo con la afirmación de que la de auxiliar administrativo es una profesión cambiante y, por tanto, es necesario mantenerse actualizado en todo momento participando en programas de formación y desarrollo. Para ello, soy bastante seria y siempre estoy dispuesta a participar en cualquier sesión interactiva o de conocimiento. Ten por seguro que nunca diría que no a ninguna actividad de este tipo.
6) ¿Cómo priorizas entre varias tareas?
Esta es una de las preguntas más frecuentes de las entrevistas en todo el mundo. Las organizaciones empresariales suelen operar en un entorno empresarial dinámico y a menudo asignan a sus empleados diversas tareas que deben ejecutarse en una misma jornada laboral. Esto crea la necesidad de que los entrevistadores pregunten la técnica de priorización del candidato, que es la única solución a esta situación.
Ejemplo de respuesta
Señor, entiendo perfectamente la relevancia de esta pregunta de la entrevista. Para asegurarme de que no me salto las tareas y las ejecuto de forma adecuada, siempre organizo y clasifico las tareas en función de su nivel de dificultad. Las tareas más duras y difíciles de realizar suelen ponerse en primer lugar, seguidas de las tareas más fáciles y menos complicadas. Esto me ayuda a ejecutar todas las tareas sin perder eficiencia y productividad.
7) ¿Cómo manejarás a un cliente descontento de la organización?
En caso de que los empleados de nivel inferior no sean capaces de satisfacer a algún cliente descontento de la organización, un auxiliar administrativo tiene el deber y la responsabilidad de convencer a esos clientes ofreciéndoles una solución y una resolución amistosas. Por lo tanto, da siempre una respuesta reflexiva e impresionante a esta pregunta.
Ejemplo de respuesta
Señor, sería una pena que alguna vez se diera una situación así, ya que creo que los clientes son los reyes y la razón fundamental de la presencia de las organizaciones en todo el mundo. Sin embargo, todavía hay algunas situaciones inesperadas que hay que manejar. Si alguna vez en mi vida me encuentro con una situación de este tipo, en primer lugar utilizaría mis habilidades de escucha activa para comprender el problema principal del cliente con calma y serenidad. Después de esto, le daría una solución eficaz al cliente basándome en mi pensamiento crítico y mi capacidad de análisis.
8) ¿Cómo clasificas los archivos?
Esta es una pregunta específica relacionada con el trabajo que pone a prueba tus procedimientos prácticos de trabajo. Clasificar archivos es el requisito principal para este trabajo y debes conocer todas las técnicas de clasificación y organización.
Ejemplo de respuesta
Señor, para clasificar los expedientes siempre hago dos cosas: en primer lugar, siempre los separo en función de su naturaleza. Después, les asigno diferentes códigos y creo sus respectivas subcategorías asignándoles diferentes colores de archivo, donde cada color representaría una subcategoría.
9) ¿Puedes manejar el estrés y las condiciones de trabajo agitadas?
Esta es una pregunta habitual en las entrevistas, a través de la cual el entrevistador quiere conocer tu actitud, percepción y enfoque hacia el trabajo en condiciones estresantes y agitadas.
Ejemplo de respuesta
Sí, señor, sin duda. He manejado situaciones de trabajo estresantes en el pasado y me gustaría seguir haciéndolo en el futuro. Para ello, he desarrollado una excelente fuerza física dedicándome constantemente a ejercicios de musculación e incluso he mantenido mi fuerza mental mediante la meditación y el yoga continuos.
10) ¿Cómo son tus habilidades de redacción? ¿Qué tipos de redacciones puedes producir?
Este es un requisito común para este trabajo. Una persona que carezca de habilidades de redacción no podrá asegurarse un puesto en la dura competencia. Por tanto, responde siempre positivamente a esta pregunta.
Ejemplo de respuesta
Señor, creo que tengo una excelente capacidad de redacción con una base de vocabulario adorable y una fluidez artística lúcida, que se explica por sí misma y es fácil de ver. Tengo la capacidad de producir varios escritos o comunicaciones comerciales como:
- Comunicados de prensa
- Informes de los medios de comunicación
- Actas de una reunión
- Correos electrónicos oficiales
- Copias de marketing y campañas publicitarias, etc.
11) ¿Cómo controlas los presupuestos publicitarios de la organización?
Esta es una pregunta de la entrevista de trabajo en la que se te pide que compartas las estrategias y técnicas que sigues al controlar los presupuestos de la organización.
Ejemplo de respuesta
Señor, la publicidad es un fenómeno importante para cualquier organización empresarial y debe seguirse y realizarse con un alto nivel de experiencia y habilidades. Sin embargo, es pertinente señalar que, la publicidad es como un pozo vacío, en el que se puede invertir toda la suma de dinero que se quiera. Por tanto, es necesario emplear controles estrictos sobre el gasto en publicidad para garantizar que la organización no gasta en exceso. Esto puede hacerse de forma eficaz utilizando un análisis de costes y beneficios y comprendiendo los datos anteriores de la organización.
12) ¿Cómo prefieres trabajar en equipo o en solitario?
Esta es una pregunta complicada y, sea cual sea el lado que tomes, habrá aprensiones y contrapreguntas hacia ti. Si prefieres un entorno de equipo, eso significaría que no eres capaz de trabajar por tu cuenta con un mínimo de supervisión y en caso de que elijas un entorno solitario, significa que eres una persona de naturaleza reservada y no serías capaz de establecer una buena relación con otros empleados. Así que, como respuesta perfecta a esta pregunta, sé diplomático y elige cualquiera de las opciones sin criticar a la otra.
Ejemplo de respuesta
Señor, soy capaz de cumplir mis obligaciones y deberes en casi todo tipo de entornos. Sin embargo, cuando se me pregunta específicamente, me encantaría trabajar en un entorno solitario, ya que creo que así podré centrarme y concentrarme mejor en mis tareas y deberes.
13) Por favor, dime el número de ladrillos utilizados en la construcción de la Torre Eiffel.
En una entrevista siempre habrá algunas preguntas que te sorprenderán y te asombrarán por completo. Sin embargo, te aconsejamos que mantengas siempre tu lenguaje corporal y tu ingenio al responder a esas preguntas.
Ejemplo de respuesta
Señor, la torre Eiffel es una estructura formada por toneladas de acero y utiliza ladrillos sólo en los cimientos. Supongo que el número de ladrillos utilizados sería similar al número de ladrillos utilizados en la construcción de una casa de ladrillo y mortero. Por lo tanto, no puedo decirte el número exacto, ya que aún no he hecho mi propia casa, que probablemente haría después de conseguir un puesto en tu prestigiosa organización.
14) ¿Puedes trabajar en turnos rotativos?
Teniendo en cuenta el volumen y la cantidad de trabajo que reciben las organizaciones empresariales, es necesario que trabajen día y noche. Por ello, suelen exigir a sus empleados que trabajen en turnos rotativos, lo que significa simplemente que tu turno no será fijo y seguirá cambiando según los requisitos y necesidades de la organización. Esto puede ser difícil, pero es un requisito común y debes responder afirmativamente.
Ejemplo de respuesta
Sí, señor, absolutamente. No tengo absolutamente ninguna restricción ni reserva al trabajar en los turnos rotativos. Tengo un cuerpo mental y físico fuerte, capaz de absorber todo tipo de presiones de los diferentes horarios y otras cuestiones asociadas.
15) ¿Cuáles son tus expectativas salariales?
Es una costumbre habitual de los entrevistadores preguntar por tus expectativas salariales durante la propia sesión de la entrevista. Con esta pregunta, el entrevistador no sólo quiere saber cuál es tu salario esperado, sino que también quiere evaluar tus habilidades de investigación. Mediante una negociación eficaz, un candidato siempre puede mejorar sus perspectivas.
Ejemplo de respuesta
Señor, basándome en mi investigación y en mis expectativas, me gustaría tener cualquier cosa entre (___mencione su rango salarial esperado____). Este rango salarial no es aleatorio ni arbitrario, sino que se basa en una exhaustiva y diligente investigación de mercado realizada por mí.
16) ¿Por qué nos has elegido?
Esta es una pregunta de moda en las entrevistas y aparece hoy en día en varias sesiones de entrevistas celebradas en todo el mundo. Con esta pregunta, el entrevistador quiere conocer tu nivel de compromiso y seriedad hacia la organización.
Ejemplo de respuesta
Siendo una organización empresarial con décadas de antigüedad, con operaciones repartidas por todo el país y con la presencia de más de 4.000 empleados. Estos hechos dicen mucho de la estatura y la posición de la empresa en el sector. Se trata de una empresa muy rentable que cree en un enfoque centrado en los empleados, ofreciendo a los candidatos oportunidades adecuadas de formación y desarrollo. Estoy muy interesado en esta organización porque creo que no sólo añadiría un valor sustancial a mi currículum, sino que también me ayudaría a prosperar y a mejorar mis habilidades.
17) ¿Cuál es tu mejor punto fuerte?
Una sesión de entrevistas está incompleta sin una pregunta sobre puntos fuertes y débiles. Esta pregunta suele formularse en casi todas las sesiones de entrevistas que se celebran en todo el mundo, con variaciones y modificaciones. El objetivo principal de esta pregunta es evaluar y examinar la personalidad, la actitud y los aspectos de comportamiento de un candidato. La forma de formular esta pregunta transmite mucho sobre tus percepciones.
Ejemplo de respuesta
Señor, hay una gran variedad de puntos fuertes en mí, pero ya que ha preguntado el mejor, me gustaría compartir con usted el mayor punto fuerte que hay en mí, que es el más cercano y dominante. Tengo una capacidad natural para mantener la calma y la compostura incluso en el entorno de trabajo más perturbador e incómodo. Esta capacidad mía me permite tomar decisiones empresariales adecuadas que ayudan a aumentar la productividad y a mantener la eficiencia.
Preparación rigurosa
Es pertinente señalar que esta pregunta podría formularse de varias maneras con ligeras modificaciones. Con cada una de estas modificaciones, tu respuesta también cambiaría y, por tanto, requiere una preparación diferente.
18) ¿Cuál es tu animal favorito?
A primera vista, esta pregunta puede parecer sencilla y fácil de responder. Sin embargo, sólo un candidato preparado y con experiencia sabe el esfuerzo adicional que esta pregunta exige a una persona. Se trata de una pregunta maestra de examen y evaluación a través de la cual se pone a prueba e indaga no sólo tu personalidad, sino también tus aspiraciones y cualidades futuras. Por lo tanto, siempre es necesario prepararse para esta pregunta de forma sincera.
Ejemplo de respuesta
Señor, sin faltar al respeto a ningún otro animal y criatura creada por Dios, me gustaría elegir al elefante como mi animal favorito. Es porque este animal tiene la capacidad de mantener una relación amistosa y de camaradería con todos los demás animales, además de mantener una memoria aguda. Además, un atributo ampliamente reconocido de los elefantes es que tienen una gran concentración y no prestan atención a ningún tipo de chispa o acontecimiento perturbador. Si fuera posible, rogaría a Dios que me bendijera con las cualidades que ha concedido a esta gran criatura.
Preparación rigurosa
Para esta pregunta es necesario un esfuerzo sincero y serio. Tu preparación sólo podrá recibir el toque final después de que leas una gran variedad de ejemplos de respuestas.
19) ¿Cuándo puedes empezar?
Es habitual que los entrevistadores tomen nota de tu disponibilidad durante la propia sesión de la entrevista. No hay nada técnico ni altamente evaluativo en esta pregunta, más bien es una pregunta sencilla que requiere que digas a tu entrevistador la fecha en la que estás disponible para incorporarte a la organización empresarial.
Ejemplo de respuesta
- Para personas actualmente empleadas: Señor, actualmente estoy trabajando en una organización empresarial y, por tanto, no podré incorporarme de forma inmediata. Sin embargo, estaba desesperado por un cambio de trabajo y para ello ya he solicitado una carta de relevo a mi organización actual, espero recibir la carta en breve y, por tanto, podré incorporarme en o después de (____ menciona la fecha prevista de tu incorporación____)
- Para desempleados/personas en situación de reposo: Señor, actualmente no estoy trabajando en ningún sitio y por lo tanto me gustaría expresar mi capacidad para unirme a la organización de forma inmediata. Además, no tengo ninguna responsabilidad ni obligación pendiente.
20) ¿Qué te motiva a trabajar?
Se trata de una pregunta habitual en las entrevistas, con la que el entrevistador quiere conocer los principales factores de motivación que te impulsan a trabajar duro y a alcanzar tus metas y objetivos en un plazo determinado. Se trata de una pregunta muy subjetiva, por lo que se requiere que respondas de forma única y evites todas las respuestas genéricas.
Ejemplo de respuesta
Señor, la respuesta a esta pregunta se encuentra y depende de las condiciones económicas, los deseos y las expectativas de una persona con respecto a su carrera profesional. En mi caso, es mi deseo de ascender en la escala empresarial lo más rápidamente posible y obtener un amplio reconocimiento lo que siempre me motiva y me estimula a estar siempre atento y a ejecutar todas mis tareas y deberes antes de la fecha límite.
21) ¿Tienes alguna pregunta para nosotros?
Esta suele ser la última pregunta de una sesión de entrevista y el candidato que se encuentra con esta pregunta debe ser consciente de que su sesión de entrevista ha concluido. Esta pregunta da la oportunidad al candidato de hacer algunas preguntas al entrevistador en relación con la organización, su cultura de trabajo, la ética laboral, etc. Se ha observado que los candidatos tienden a evitar esta pregunta por completo o a hacer preguntas irrelevantes. En ambas situaciones, no haces más que disminuir y reducir al mínimo tus posibilidades de selección. Por lo tanto, haz siempre algunas preguntas relevantes basadas en las preguntas modelo que se mencionan a continuación:
Preguntas modelo
- ¿Cuáles son los horarios de trabajo de la organización en los diferentes turnos?
- ¿Es la política de la organización extender los permisos de emergencia pagados a sus empleados?
- ¿Cuáles son las distintas prestaciones que una organización concede a sus empleados durante los días de maternidad/paternidad?
- Enumera y explica el cálculo de la indemnización por horas extras.
- ¿Cuáles son las diversas oportunidades de formación y desarrollo de los empleados que la organización ofrece a sus empleados?
- Por favor, explica el cálculo de los reembolsos y otros beneficios diversos ofrecidos por la organización en forma de prebendas.