Infórmate sobre los requisitos, deberes, responsabilidades y habilidades clave que deben figurar en la descripción de un puesto de secretaria.
También conocidas como auxiliares administrativas, las secretarias se encargan de realizar tareas administrativas en una oficina.
Índice
Plantilla de descripción del puesto de secretaria
Buscamos una secretaria organizada para realizar tareas administrativas y dar la bienvenida a invitados y clientes a la oficina. La secretaria es responsable de contestar a las llamadas telefónicas, responder a los correos electrónicos y programar reuniones.
Para tener éxito como secretaria, debes ser capaz de realizar varias tareas a la vez. Una buena secretaria tiene excelentes habilidades interpersonales, así como experiencia administrativa.
Responsabilidades de la secretaria:
- Recibir a visitantes y clientes.
- Contestar llamadas telefónicas.
- Responder a correos electrónicos.
- Programar reuniones.
- Preparar salas de conferencias para reuniones.
- Organizar los viajes de los ejecutivos.
- Imprimir y copiar documentos cuando sea necesario.
Requisitos de secretaria:
- Dominio de Microsoft Office.
- Excelentes conocimientos informáticos.
- Excelentes habilidades interpersonales.
- Capacidad multitarea.
- Excelentes dotes de comunicación.
- Excelente capacidad de gestión del tiempo.
- Se valorará la experiencia previa en administración.
Las 5 mejores preguntas para una entrevista de secretaria, con consejos detallados para los jefes de contratación
Una segunda entrevista es una oportunidad para comprobar las impresiones causadas en la primera, profundizar en funciones anteriores, comprobar conocimientos y cualificaciones, y descubrir más sobre la personalidad del candidato y cómo encajará con el resto del equipo. Si te gusta, también es hora de empezar a venderle el puesto. También querrás hacer preguntas que no te sentiste cómodo haciendo durante la primera entrevista.
Preguntas de la segunda entrevista:
1. ¿Cuál crees que será tu mayor contribución en este puesto?
Ahora que saben más sobre tu empresa, deberían poder contarte más sobre cómo esperan contribuir.
2. ¿Qué crees que conseguirás en tus primeros 30, 60 y 90 días?
Esto te ayudará a hacerte una idea de cuáles son sus objetivos desde el principio.
3. Anteriormente hablamos de un salario. ¿Sigue siendo adecuado para ti?
Intenta tocar el tema de las expectativas salariales en cada entrevista. Si están entrevistando activamente, sus expectativas salariales pueden estar cambiando. Debes saber si la competencia les atrae con un salario más alto.
4. ¿Hay alguna pregunta de la primera entrevista que te gustaría volver a responder?
A veces, a un gran candidato no se le da bien responder preguntas en el acto. Puede que hayan recordado algunos detalles importantes desde la última entrevista que te ayuden a tomar una decisión mejor.
5. ¿Cuáles son tus objetivos profesionales?
La respuesta a esta pregunta te ayudará a hacerte una idea de cómo encajará el candidato en tu empresa y cómo contribuirá a largo plazo.
6. ¿Tienes alguna pregunta sobre la primera entrevista?
Permite que el candidato haga preguntas de seguimiento basadas en la primera conversación que mantuvisteis. Esto podría ayudarles a aclarar detalles que quizá no hayan entendido.
7. ¿Qué te gustaría cambiar de esta empresa?
Preguntar a alguien qué le gustaría cambiar te dará una idea de sus habilidades y te ayudará a ver formas en las que podría beneficiar a tu empresa con su creatividad.
8. ¿Puedes contarnos algo más sobre tu trabajo actual?
Es probable que en la primera entrevista hayas hecho al candidato muchas preguntas sobre su trabajo actual, pero si quieres saber más, ésta es una oportunidad para profundizar un poco más.
9. ¿Qué retos le faltan en su puesto actual?
Averigua si hay algún proyecto en el que al candidato le gustaría participar. Los nuevos retos pueden ser apasionantes para una persona motivada.
10. ¿Eres capaz de realizar varias tareas a la vez en el trabajo?
En la mayoría de los lugares de trabajo hay varios proyectos en marcha al mismo tiempo, y las prioridades pueden cambiar con los plazos. Deberías averiguar si tu candidato tiene la capacidad de hacer malabarismos con múltiples tareas/proyectos al mismo tiempo cuando sea necesario.