Infórmate sobre los requisitos, deberes, responsabilidades y habilidades clave que deben figurar en la descripción de un puesto de recepcionista.
Los recepcionistas se encargan de diversas tareas de apoyo administrativo, como contestar al teléfono, recibir visitas, preparar salas de reuniones y formación, clasificar y distribuir el correo y hacer planes de viaje.
Índice
Plantilla de descripción del puesto de recepcionista
Buscamos un recepcionista que se encargue de recibir a los clientes y visitantes de nuestra oficina. Te encargarás de indicar a los clientes cómo llegar a las distintas partes de la oficina, de ponerte en contacto con los empleados en relación con las visitas, de contestar al teléfono y tomar nota de los mensajes, y de clasificar y distribuir el correo.
Para tener éxito en este puesto, necesitarás excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, así como competencia en aplicaciones de Microsoft Office como Word y Excel. También es útil tener experiencia previa como recepcionista.
Responsabilidades del recepcionista:
- Saludar a clientes y visitantes con una actitud positiva y servicial.
- Ayudar a los clientes a orientarse en la oficina.
- Anunciar a los clientes cuando sea necesario.
- Ayudar a mantener la seguridad en el lugar de trabajo expidiendo, comprobando y recogiendo tarjetas de identificación cuando sea necesario y llevando un registro de los visitantes.
- Ayudar en diversas tareas administrativas, como copiar, enviar faxes, tomar notas y hacer planes de viaje.
- Preparar salas de reuniones y de formación.
- Contestar al teléfono con profesionalidad y desviar las llamadas cuando sea necesario.
- Ayudar a los compañeros en tareas administrativas.
- Realizar tareas administrativas ad hoc.
- Contestar, desviar y filtrar llamadas telefónicas.
- Clasificar y distribuir el correo.
- Contratar, gestionar y desarrollar al equipo administrativo subalterno.
- Ofrecer un excelente servicio de atención al cliente.
- Programar citas.
Requisitos de recepcionista:
- Diplomatura o licenciatura en un campo relacionado.
- Experiencia previa como recepcionista o en un campo relacionado.
- Vestimenta y modales coherentes y profesionales.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft, incluidos Word, Excel y Outlook.
- Buena capacidad de gestión del tiempo.
- Experiencia en procedimientos administrativos y de oficina.
- Capacidad para contribuir positivamente como parte de un equipo, ayudando en diversas tareas según sea necesario.
Las 5 preguntas más frecuentes en las entrevistas a recepcionistas, con consejos detallados para los jefes de contratación
Los recepcionistas ayudan a otros miembros del personal contestando al teléfono, enrutando el correo, saludando y dirigiendo a los visitantes, preparando las instalaciones y organizando viajes o reuniones. Los candidatos seleccionados serán atentos, corteses y organizados. Evita a los candidatos que carezcan de pensamiento crítico y comunicación.
1. ¿Cómo manejas a los clientes exigentes?
Pon a prueba las habilidades interpersonales.
2. Explica cómo has utilizado la tecnología para gestionar las tareas administrativas.
Demuestra habilidades informáticas.
3. ¿Cómo aumentas la eficacia y la precisión? ¿Cómo solucionas los errores?
Demuestra habilidades de gestión de tareas.
4. Un jefe te pide que hagas planes para un viaje largo. ¿Cómo lo haces? ¿Qué preguntas haces?
Muestra atención al detalle.
5. Mientras preparas una sala de conferencias para una reunión, entra un cliente, suena el teléfono y llega un paquete. ¿Cómo asignas prioridad a estas tareas?
Pone a prueba las habilidades multitarea.