Conoce los requisitos, deberes, responsabilidades y habilidades clave que deben figurar en la descripción de un puesto de planificador de eventos.
Los planificadores de eventos, también conocidos como coordinadores o especialistas en eventos, se encargan de organizar y gestionar todos los aspectos de un evento. Entre sus funciones se incluyen conceptualizar ideas temáticas, planificar presupuestos, reservar lugares, establecer contactos con proveedores y clientes, gestionar la logística y presentar informes posteriores al evento.
Índice
Plantilla de descripción del puesto de planificador de eventos
Buscamos un planificador de eventos creativo y muy organizado que nos ayude a ejecutar eventos inolvidables que generen conciencia de marca, construyan relaciones comerciales y eleven la moral de los empleados. Serás responsable de conceptualizar ideas para los actos, crear y aplicar presupuestos, establecer contactos con proveedores, comunicarte con los clientes y, en última instancia, garantizar que cada acto se ejecute a la perfección.
Como planificador de eventos, deberás ser un experto multitarea con una atención impecable al detalle. La mejor persona para este puesto tendrá una extraordinaria capacidad para prever riesgos y anticiparse a las necesidades, de modo que los asistentes queden impresionados y totalmente satisfechos cuando cada evento llegue a su fin.
Responsabilidades del Planificador de Eventos:
- Identificar los requisitos y expectativas de los clientes para cada evento.
- Idear y poner en práctica conceptos y temas para los eventos.
- Preparar presupuestos de eventos y procesar facturas.
- Investigar y reservar locales.
- Organizar a los proveedores, el catering, el personal y el entretenimiento.
- Coordinar todos los elementos logísticos del evento.
- Gestionar las operaciones de montaje, desmontaje y limpieza.
- Anticiparse a las necesidades de los asistentes y prepararse para posibles riesgos.
- Elaborar informes posteriores sobre la eficacia de cada acto.
Requisitos del planificador de eventos:
- Titulación en hostelería, relaciones públicas, gestión o campo relacionado.
- Experiencia en gestión de proyectos con un historial de eventos exitosos.
- Excelentes dotes organizativas con capacidad para realizar varias tareas a la vez bajo presión.
- Gran capacidad de comunicación y relaciones interpersonales.
- Pensamiento creativo y creativo.
- Capacidad para dirigir un gran equipo y delegar tareas con eficacia.
- Atención meticulosa a los detalles.
- Habilidades expertas de gestión del tiempo.
- Conocimientos financieros, con capacidad para ajustarse a los presupuestos previstos y procesar facturas.
Las 5 mejores preguntas de la entrevista a un planificador de eventos, con consejos detallados para los jefes de contratación
Los planificadores de eventos, también conocidos como coordinadores de eventos o especialistas en eventos, se encargan de organizar todos los aspectos de un evento, desde la concepción hasta la ejecución y la evaluación. Entre sus responsabilidades se incluyen la aportación de ideas, la planificación de presupuestos, la obtención de locales, la comunicación con clientes y proveedores, y la gestión de toda la logística del evento.
Cuando entrevistes a candidatos a planificador de eventos, busca a alguien con excelentes habilidades interpersonales y cualidades de liderazgo. Desconfía de los candidatos que den respuestas vagas o poco concretas, ya que este puesto requiere a alguien con una atención meticulosa a los detalles.
1. ¿Cómo organizarías un gran evento con un presupuesto limitado?
Busca candidatos que sepan priorizar las partidas esenciales del presupuesto. Los mejores candidatos pueden haber desarrollado algunas soluciones creativas para reducir costes, sin sacrificar las expectativas del cliente ni la satisfacción de los asistentes.
2. ¿Cómo se busca a los proveedores adecuados para un evento?
Los buenos candidatos deben demostrar su capacidad para investigar y negociar con los proveedores. Los candidatos también deben asegurarse de que saben lo que quiere el cliente, ya que éste debe ser un factor decisivo a la hora de elegir proveedores para un evento.
3. ¿Puedes contarnos alguna interacción difícil que hayas tenido con un cliente?
El mejor candidato será alguien que sepa mantener conversaciones difíciles o manejar a clientes exigentes con profesionalidad. Los organizadores de eventos deben tener grandes dotes interpersonales y ser capaces de trabajar bien con un amplio abanico de personalidades.
4. ¿Cómo se gestiona eficazmente el tiempo cuando se planifica un evento?
Lo ideal es que los candidatos demuestren que son expertos en gestionar su tiempo. Toma nota de los candidatos que puedan hablarte de las herramientas concretas que utilizan, como una aplicación de programación en su dispositivo móvil o una pizarra con códigos de colores, por ejemplo.
5. ¿Qué consideraciones tendrías en cuenta a la hora de planificar un evento al aire libre?
Busca candidatos que tengan facilidad para los detalles y capacidad para anticiparse a todos los riesgos potenciales. El tiempo es una consideración importante, por lo que deben tomar precauciones para todo tipo de condiciones. Los candidatos deben ser capaces de mencionar una amplia variedad de consideraciones, y cómo prepararse para ellas.